Redazione del verbale nelle riunioni di condominio

Nel condominio degli edifici, poiché la redazione del verbale dell’assemblea costituisce una delle prescrizioni di forma che devono essere osservate al pari delle altre formalità richieste dal procedimento collegiale (avviso di convocazione, ordine del giorno, costituzione, discussione, votazione, ecc.) e la cui inosservanza importa l’impugnabilità della delibera, in quanto non presa in conformità alla legge (art. 1137 c.c.), una volta che l’assemblea sia stata convocata, occorre dare conto, tramite la verbalizzazione, di tutte le attività compiute, anche se le stesse non si sono perfezionate e non siano state adottate delle deliberazioni, allo scopo di permettere a tutti i condomini, compresi quelli dissenzienti ed assenti, di controllare lo svolgimento del procedimento collegiale e di assumere le opportune iniziative.

Cassazione civile, sez. II, 22 maggio 1999, n. 5014

Verbale d’assemblea: obbligatorietà, nozioni e contenuti

Spesso la redazione del verbale delle riunioni assembleari viene sottovalutata, quasi considerata alla stregua di un mero atto burocratico o di ratifica delle decisioni prese. In realtà è un atto complesso e affinché sia pienamente valido e quindi non impugnabile o disconoscibile è necessario che si ponga particolare attenzione a tutte le componenti che lo costituiscono. Affrontiamo in questo interessante articolo proprio questo argomento. L’art. 1136 cod. civile ultimo comma precisa che “delle deliberazioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall’amministratore”. Stando al tenore letterario dell’art. sopra citato, il processo verbale dovrebbe essere trascritto nel registro verbali tenuto dall’amministratore, il che quindi, ci porta a concludere che dovrebbero esistere due distinti documenti: il processo verbale e il registro dei verbali.

Esso viene redatto dal segretario, seguendo le indicazioni del presidente nominato dall’assemblea dei condomini ed è considerabile quale atto privato che ha valore di mezzo di prova, circa le comunicazioni espresse e le decisioni che da esso risultano, fino a che non ne sia dimostrata la sua falsità con una prova contraria , anche testimoniale (tesi che non sembrerebbe condivisa dalla Cassazione con sent. n. 2101 del 8.3.1997).

Ovviamente tenendo conto della funzione probatoria che viene ad esso affidata, ben si comprende che non sarebbe pienamente trasparente limitarsi ad una semplice elencazione delle delibere adottate (perché ciò non permetterebbe di evidenziare altri elementi necessari alla legittimità) e pertanto si potrebbe convenire che il presente documento dovrebbe comporsi di tre distinte parti.

1) Inizialmente si dovrebbe indicare il luogo, la data e l’ora della riunione a cui si dovranno necessariamente andare ad aggiungere i vari ordini del giorni (o.d.g) indicati all’atto della convocazione;

2) Successivamente si dovrà procedere alla nomina del presidente e del segretario e i cui nominativi andranno ad essere verbalizzati e si procederà con l’elencazione dei condomini invitati (tutti quelli aventi diritto), le modalità di convocazione (es. a mano, con racc. a/r n. ) e si procederà infine con l’indicazione dei condomini presenti (anche attraverso delega) e assenti con le rispettive quote millesimali atte a constatare la regolarità costitutiva dell’assemblea e la sua possibilità deliberativa;

3) Infine si dovrà procedere ad un breve riassunto per ogni singolo o.d.g., gli elementi di discussione, le eventuali dichiarazioni dei singoli condomini e l’elencazione dei condomini favorevoli, contrari o astenuti alla votazione con l’indicazione delle loro quote espresse in millesimi e per verificare il rispetto delle maggioranze prescritte dall’art. 1136 c.civile ed in assenza della quale la delibera sarebbe annullabile.

A conclusione dell’assemblea si dovrà procedere alla lettura del verbale a alla successiva dichiarazione di chiusura della seduta indicando l’ora e apponendo la firma; relativamente alla quale si sono sviluppate talune diatribe dottrinarie, poiché se da un lato alcuni autori convenivano sulla necessità della sottoscrizione da parte di tutti i condomini (tesi da me condivisa, almeno nella sottoscrizione da parte dei condomini favorevoli alle singole delibere, ferma restando la sottoscrizione di tutti i presenti in sede di appello), alcuni hanno ritenuto che la sottoscrizione unanime dei condomini presenti (e loro delegati) sarebbe necessaria solo nel caso di innovazioni e di delibere contrattuali, essendo sufficiente solo la firma del presidente, del segretario (sempre e comunque obbligatoria ) e delle eventuali persone indicate nel regolamento di condominio.

tratto da Guerriero Rocco www.condomini-guerriero.com

Valore delle dichiarazioni contenute nel verbale d’assemblea

La pronuncia emessa dalla Cassazione, Sezione seconda, del 9 novembre 2009, n. 23687 è molto sui generis, in quanto ha attribuito al verbale assembleare, privo della sottoscrizione del Presidente e del Segretario, valore di confessione stragiudiziale. Sull’argomento, va precisato che, da un punto di vista giuridico, il verbale di assemblea può essere considerato confessione, in quanto, seguendo il ragionamento della pronuncia in esame, a norma dell’art. 2730 c.c. la confessione è la dichiarazione che una parte fa della verità dei fatti ad essa sfavorevoli e favorevoli all’altra parte. Ora l’elemento soggettivo richiesto per la validità della confessione non consiste nell’intenzione di fornire una prova alla controparte, ma nella consapevolezza e volontà di ammettere e riconoscere la verità di un fatto a sé sfavorevole e favorevole all'altra parte, indipendentemente dalle conseguenze giuridiche che ne possono derivare (Cass. civ., 11 ottobre 1996, n. 8932).

Invero per fatto sfavorevole al dichiarante e favorevole all'altra parte - requisito necessario per stabilire se la dichiarazione presenti i caratteri della confessione - deve intendersi il fatto che, avuto riguardo all’oggetto della controversia ed ai termini della contestazione, è in concreto idoneo a produrre conseguenze giuridiche svantaggiose per colui che volontariamente e consapevolmente ne riconosce la verità (Cass. civ., 21 novembre 1997, n. 11635). Nota essenziale del fatto che forma oggetto di confessione è di essere, obiettivamente, sfavorevole al confidente e, nel contempo, favorevole all’altra parte, il che si verifica quando il fatto medesimo si trovi, rispetto ai contrastanti interessi delle parti in rapporto tale che, dalla sua ammissione, escludente qualsiasi contestazione sul punto, derivi concreto pregiudizio all'interesse del dichiarante, con corrispondente vantaggio di quello del destinatario (Cass. 4 marzo 1980, n. 1428).

È giurisprudenza di questa Corte (cfr. Cass. sent. n. 6301/1992), che la confessione giudiziale o stragiudiziale richiede una esplicita dichiarazione della parte o del suo rappresentante in ordine alla verità di fatti ad essa sfavorevoli o favorevoli all’altra parte, e, pertanto, può risultare da un comportamento o desumersi da fatti concludenti, ma non può consistere in una dichiarazione solo implicitamente o indirettamente ammissiva dei fatti in discussione, la quale resta utilizzabile come elemento meramente presuntivo o indiziario; e che una dichiarazione per essere qualificabile come confessione, deve constare di un elemento soggettivo, consistente nella consapevolezza e volontà di ammettere e riconoscere la verità di un fatto a sè sfavorevole e favorevole all'altra parte, e di un elemento oggettivo, che si ha qualora dall'ammissione del fatto obiettivo, escludente qualsiasi contestazione sul punto, derivi un concreto pregiudizio all'interesse del dichiarante e un vantaggio corrispondente per il destinatario della dichiarazione (Cass. civ., Sez. II, 6 giugno 2006, n. 13212).

Ritornando alla pronuncia in esame, la sua originalità non risiede nel fatto che la delibera condominiale venga considerata come confessione, ma che una delibera priva di requisiti essenziali, come la non sottoscrizione del Presidente e del Segretario, sia considerata valida e, di conseguenza abbia valore di confessione. Nel caso di specie, un verbale di assemblea privo di sottoscrizione del Presidente e del Segretario è inesistente e, quindi, nullo, in quanto privo di elementi essenziali. Infatti, la giurisprudenza (Cass. civ., Sez. Unite, sentenza 7 marzo 2005, n. 4806) ritiene che costituiscono cause di nullità delle delibere adottate dall’assemblea del condominio le delibere prive degli elementi essenziali, le delibere con oggetto impossibile o illecito (contrario all’ordine pubblico, alla morale, al buon costume), le delibere con oggetto che non rientra nella competenza dell'assemblea, le delibere che incidono su diritti individuali sulle cose o servizi comuni o sulla proprietà esclusiva di ognuno dei condomini, le delibere comunque invalide in relazione all’oggetto. Devono, invece, qualificarsi annullabili le delibere con vizi relativi alla regolare costituzione dell’assemblea, quelle adottate con maggioranza inferiore a quella prescritta dalla legge o dal regolamento condominiale, quelle affette da vizi formali, in violazione di prescrizioni legali, convenzionali, regolamentari, attinenti al procedimento di convocazione o di informazione dell’assemblea, quelle genericamente affette da irregolarità nel procedimento di convocazione, quelle che violano norme che richiedono qualificate maggioranze in relazione all’oggetto.

(Altalex, 29 gennaio 2010. Nota di Rocchina Staiano, cfr. eBook “Condominio” di Mariantonietta Crocitto)

Verbale in caso di aggiornamento dell’assemblea

In mancanza di specifiche norme dedicate al condominio, spesso viene applicata la disciplina societaria, nella quale l’aggiornamento dell’assemblea è prassi costante e consolidata

La seconda convocazione è condizionata dall’inutile e negativo esperimento della prima, che è andata deserta sia per completa assenza dei condomini sia per insufficienza del quorum, come da giurisprudenza ormai consolidata.
Una parte della giurisprudenza ritiene che la verifica di ciò deve avvenire ovviamente nella seconda convocazione, sulla base delle informazioni orali rese dall’amministratore, il cui controllo può essere esplicato dagli stessi condomini, che sono stati assenti alla prima convocazione o essendo stati presenti, possono contestare le informazioni.

Per cui una volta accertata la regolare convocazione dell’assemblea, l’omessa redazione del verbale della prima convocazione non impedisce che si tenga in seconda convocazione, né la rende invalida (Cass. n.3862/96 – Cass.n. 590/80).
La  giurisprudenza, nel  confermare la validità dell’accertamento orale, si è  posta in contrasto con la copiosa e consolidata giurisprudenza che ha sempre ritenuto la redazione del verbale d’assemblea come di prescrizione di forma necessaria per la sua validità, anche nell’ipotesi che questa non sia pervenuta ad alcuna delibera (Cass. n.5014/99 – Cass. n.810/99 -Cass.n. 11526/99). Per cui da questa analisi si deve rilevare che è necessaria la prescrizione del verbale per rendere valida l’assemblea, anche nel caso in cui sia andata deserta.

L’omessa verbalizzazione, della diserzione della prima assemblea, costituirebbe un vizio di procedura, come tale sanabile col decorso del termine ai sensi dell’art. 1137 c.c., impugnabile per annullabilità.
La Suprema Corte ha stabilito, infatti, quali siano le delibere annullabili ai sensi dell’art. 1137 c.c. contrarie alla legge o al regolamento di condominio, tra cui quelle che non rispettano le norme che disciplinano il procedimento, come ad esempio: per la convocazione dei partecipanti o che richiedono qualificate maggioranze per formare la volontà del condominio in relazione all’oggetto della delibera da approvare (Cass. n.13013/00).

In conclusione si deve dire che è sempre opportuno e auspicabile predisporre un verbale di assemblea andata deserta in prima convocazione, come è altrettanto opportuno che l’Amministratore del condominio sia presente nell’ora e nel luogo della prima adunanza, al fine di verificare e testimoniare sugli assenti e gli eventuali presenti.
In seconda convocazione può accadere che l’assemblea non riesce a terminare gli argomenti dell’ordine del giorno e quindi decida di aggiornarsi ad altra data successiva per completare l’esame e le deliberazioni su detti argomenti.

Vi è stata la  sentenza  della Suprema Corte n. 4648/81 la quale ha stabilito : “l’assemblea condominiale riunita in seconda condizione ai sensi dell’art.1136 c.c. 3° comma può con la prescritta maggioranza, aggiornarsi ad altra data per completare l’esame degli argomenti posti all’o.d.g. non prevedendo la legge una convocazione successiva alla seconda; per cui tale aggiornamento deve considerarsi una nuova convocazione di una nuova assemblea, che, di conseguenza, non può validamente deliberare se non consti che tutti i condomini siano stati tempestivamente convocati, integrando la preventiva convocazione come requisito essenziale per la validità dell’assemblea”.
A ciò, in pieno contrasto, vi è la sentenza n. 1516/88 sempre della Cassazione, che ha stabilito che allorquando un’assemblea condominiale operante in seconda convocazione sia rinviata per il proseguo ad altra data sugli stessi argomenti all’o.d.g., con il debito accordo degli intervenuti e previo tempestivo avviso della data fissata a coloro che risultavano assenti, tale assemblea non può considerarsi di prima convocazione, risultando soltanto la legittima continuazione dell’assemblea in seconda convocazione.

Per cui riteniamo di poter affermare che l’assemblea di seconda convocazione può essere aggiornata senza che occorra una nuova convocazione di tutti i condomini e l’aggiornamento può essere comunicato per le vie brevi, ai soli condomini assenti.