La tutela della riservatezza nel condominio

La tutela della riservatezza nel condominio costituisce l’oggetto del Provvedimento generale del Garante in data 18 maggio 2006. I profili della tutela della riservatezza più frequenti nell’ambito condominiale riguardano cinque tematiche: a) la questione della titolarità del trattamento nell’ambito della gestione condominiale; b) la tipologia dei dati trattati, tra i quali rientrano: i dati inerenti il condominio complessivamente inteso quale ente di gestione – i dati personali riferiti ai singoli partecipanti al condominio, nei limiti delle informazioni personali raccolte ed utilizzate per le finalità riconducibili alla disciplina civilistica – il trattamento dei dati relativi a soggetti diversi dai partecipanti al condominio; c) la circolazione di dati relativi alla gestione condominiale; d) le problematiche relative alle misure di sicurezza; e) il trattamento di dati personali, sensibili e giudiziari.

Tutte queste problematiche devono comunque essere affrontate sulla base delle regole di diritto comune e in particolare degli artt. 1117 e seguenti c.c.; e l’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice prescrive ai titolari del trattamento l’adozione di una serie di specifiche misure con lo scopo di rendere conformi alle disposizioni vigenti in materia di protezione dei dati personali i trattamenti effettuati nell’ambito dell’amministrazione condominiale.

Per fare in modo che il trattamento di dati personali effettuato nell’ambito dell’attività di amministrazione del condominio si svolga rispettando il principio di liceità (art. 11 del Codice) in termini generali possono formare oggetto di trattamento da parte della collettività condominiale – di solito insieme all’amministratore condominiale (al quale, se nominato, compete il ruolo di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 4, comma 1, lett. g), e dell’art. 29 del Codice) – le sole “informazioni personali” che sono pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione e di amministrazione delle parti comuni e che sono idonee a determinare, secondo le regole previste dagli artt. 1117 e seguenti c.c., le posizioni di dare ed avere dei singoli condomini, sia che essi abbiano la qualità di proprietari, sia che essi abbiano la qualità di usufruttuari.

Le informazioni trattate possono riguardare non solo tutta la collettività condominiale considerata unitariamente (come avviene per i dati relativi a consumi collettivi del condominio), ma possono anche riferirsi a ciascun partecipante, individualmente considerato, in quanto necessarie ai fini dell’amministrazione comune, come avviene per i dati anagrafici e per gli indirizzi dei partecipanti, elementi la cui conoscenza reciproca può risultare indispensabile per consentire la convocazione regolare dell’assemblea sulla base di quanto dispone l’art. 66 disp. att. c.c. e per verificare la validità delle deliberazioni adottate dall’assemblea stessa, per esempio con riferimento all’impugnazione esercitata ai sensi dell’art. 1137 c.c. Inoltre possono formare oggetto di trattamento anche le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e i dati personali necessari a commisurarle o rilevanti per la determinazione di oneri nell’ambito condominiale perchè sulla base delle quote millesimali si calcola anche la maggioranza necessaria per la regolare costituzione dell’assemblea (c.d. “quorum costitutivo”) e per la validità delle deliberazioni adottate (c.d. “quorum deliberativo”) secondo il disposto dell’art. 1136 c.c. Tutte queste informazioni personali, che sono riferibili a ciascun partecipante, possono essere trattate per la finalità di gestione ed amministrazione del condominio, a seconda dei casi, per effetto di quanto dispone l’art. 24, comma 1, lett. a), b) o c) del Codice.

Ciascun condomino ha il diritto di essere informato per quanto riguarda l’ammontare della somma dovuta dagli altri condomini, anche la fine di controllare l’esattezza dell’importo dovuto a titolo di contributo per la manutenzione delle parti comuni e per l’esercizio dei servizi comuni; per effetto delle regole sul mandato, che trovano applicazione nel rapporto tra i condomini e l’amministratore, quest’ultimo deve informarli degli eventuali mancati pagamenti da parte di qualcuno di loro, nelle usuali forme del rendiconto annuale e, in ogni momento, per effetto dell’esercizio del potere di vigilanza e controllo spettante a ciascun partecipante al condominio sull’attività di gestione delle cose, dei servizi e degli impianti comuni, come è stato affermato dal Provvedimento del Garante in data 16 luglio 2003. Tutte queste informazioni possono essere trattate dai condomini, i quali esercitano un “interesse legittimo” che non viene superato da quello degli interessati ai quali i dati si riferiscono, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. g), del Codice. Inoltre, in presenza dei presupposti, tali dati possono essere trattati anche in base all’art. 24, comma 1, lett. f), del Codice.

Al contrario le informazioni relative alle utenze telefoniche intestate ai singoli partecipanti possono essere trattate, in quanto non eccedenti rispetto alla finalità di amministrazione della cosa comune, soltanto in presenza del consenso dell’interessato (con esclusione del caso in cui l’eventuale pubblicità sia già stata attribuita a tali informazioni mediante il loro inserimento in pubblici elenchi). Infatti il loro utilizzo può agevolare, specie in casi particolari di necessità ed urgenza (come può avvenire per prevenire o per limitare eventuali danni a parti individuali o comuni dell’immobile), i contatti tra i condomini oppure lo svolgimento delle incombenze rimesse all’amministratore del condominio, come era già stato osservato nel Provvedimento in data 19 maggio 2000.

Possono infine formare oggetto di trattamento nell’ambito delle finalità di amministrazione del condominio, anche i dati personali di natura sensibile o i dati giudiziari, nella misura indispensabile al perseguimento delle medesime finalità, per esempio, in relazione al trattamento di dati di natura sensibile e giudiziaria dei dipendenti che lavorano per il condominio per i quali, salvo l’obbligo di rendere l’informativa ai sensi dell’art. 13 del Codice, trovano applicazione lo speciale presupposto previsto dall’art. 26, comma 4, lett. d), del Codice (che riguarda gli obblighi del datore di lavoro) e le autorizzazioni generali del Garante nn. 1 e 7 del 2005 (che riguardano il trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro e i dati giudiziari). Altre ipotesi di trattamento di dati sensibili nell’ambito dell’amministrazione condominiale possono avvenire per il trattamento di dati sanitari effettuato in relazione a danni alle persone, anche diverse dai condomini, e per i trattamenti di dati sanitari di uno o più partecipanti connessi all’adozione di una delibera assembleare avente ad oggetto l’abbattimento delle c.d. “barriere architettoniche”.

Tranne che nel caso in cui sia presente una causa giustificatrice (come il consenso dell’interessato o uno degli altri presupposti previsti all’art. 24 del Codice), è illecita la comunicazione a terzi di dati personali riferiti ai partecipanti, comunicazione che può avvenire mettendo a disposizione di terzi dati personali riportati nei prospetti contabili o dei verbali assembleari oppure consentendo la presenza nell’assemblea (il cui svolgimento può essere videoregistrato, ma soltanto previo consenso informato dei partecipanti) di soggetti che non sono legittimati a parteciparvi. In ogni caso è ammissibile la partecipazione all’assemblea di soggetti terzi, come tecnici o consulenti, al fine di trattare gli argomenti all’ordine del giorno per i quali i condomini ne ritengano necessaria la presenza, come è stato stabilito col Provvedimento in data 19 maggio 2000. Inoltre può partecipare all’assemblea anche il conduttore di un immobile che si trova nel condominio, purchè vi sia l’assenso dei condomini oppure siano presenti le condizioni previste da specifiche disposizioni normative, come avviene nel caso dell’art. 10 della legge n. 392 del 27 luglio 1978, sulla disciplina delle locazioni di immobili urbani, che ammette il conduttore a partecipare all’assemblea condominiale per quanto riguarda le sole decisioni sul condizionamento e sul riscaldamento dell’aria.

Invece costituisce un trattamento illecito (perchè viola anche il principio di proporzionalità) la diffusione di dati personali che ha luogo mediante l’affissione di avvisi di mora (o di solleciti di pagamento) in spazi condominiali accessibili al pubblico, perchè tali informazioni possono venire a conoscenza di una serie indeterminata di soggetti durante tutto il tempo in cui l’avviso è visibile; l’esposizione di informazioni in luoghi simili deve contenere solo avvisi di carattere generale utili per una più efficace comunicazione di eventi di interesse comune, come avviene per le comunicazioni relative allo svolgimento dell’assemblea condominiale o per le comunicazioni urgenti aventi per oggetto anomalie nel funzionamento degli impianti; invece la trattazione di affari che comporti il trattamento di dati personali riferiti a condomini individuati specificatamente deve essere sempre rimessa a forme di comunicazione individualizzata oppure alla discussione nell’assemblea, come è stato affermato anche nel Provvedimento in data 12 dicembre 2001.

Nel caso in cui un condomino intenda esercitare il diritto d’accesso (oppure gli altri diritti previsti dall’art. 7 del Codice, avvalendosi eventualmente della particolare modalità di tutela prevista dagli artt. 145 e seguenti del Codice, vale a dire il ricorso o l’interpello preventivo al Garante) per quanto riguarda i dati che si riferiscono direttamente all’intera collettività condominiale (come le informazioni connesse ai contratti stipulati nell’interesse del condominio per la fornitura di beni e la somministrazione di servizi relativi ai dati sul consumo e sugli importi di utenze complessivamente intestate al condominio, come stabilito dal Provvedimento in data 13 dicembre 2004), tale facoltà compete al rappresentante del condominio, che è l’amministratore, qualora sia stato nominato.

E’ sempre legittima la circolazione tra i partecipanti, in conformità alla disciplina civilistica (ed specificamente per effetto delle regole che, rispetto all’attività gestoria dell’amministratore, regolano l’esatta esecuzione del suo incarico secondo le attribuzioni contenute nell’art. 1130 c.c. con particolare riguardo all’obbligo di rendiconto), delle informazioni riferibili direttamente alla gestione condominiale che riguardano tutti i condomini considerati nel loro complesso; ed è legittima la loro eventuale conoscibilità, in presenza dei necessari presupposti, anche in base ad altre norme presenti nell’ordinamento.

Con riferimento alle informazioni personali che riguardano il singolo condomino, anche se oggetto di trattamento per finalità di gestione della cosa comune, è sempre salvo il diritto di ciascun condomino di accedere ai dati che lo riguardano nelle forme previste dagli artt. 7 e seguenti del Codice. Questo diritto di accesso può essere esercitato dall’interessato nei confronti del condominio, anche se in effetti deve essere presentata la relativa istanza all’amministratore.

Il diritto d’accesso e i restanti diritti previsti dall’art. 7 del Codice non sono invece riconosciuti al condomino per quanto riguarda i dati personali riferibili agli altri condomini considerati come singoli o all’intera collettività condominiale, la cui conoscibilità è assicurata nei limiti e con le modalità indicate nella parte precedente del Provvedimento generale 18 maggio 2006.

Restano estranei all’ambito di applicazione della disciplina di protezione dei dati tutti i comportamenti e le forme di comunicazione, riconducibili nell’ambito delle relazioni di vicinato, che sono posti in essere per finalità esclusivamente personali ai sensi dell’art. 5, comma 3, del Codice; resta comunque salva la facoltà degli interessati di presentare ricorso all’Autorità giudiziaria ordinaria per i profili di rispettiva competenza e in particolare per conseguire il risarcimento del danno eventualmente subito (come prevede l’art. 15 del Codice) oppure come nel caso in cui i comportamenti siano suscettibili di integrare fattispecie di reato, come l’interferenza illecita nella vita privata disciplinata dall’art. 615 bis c.p.

I soggetti titolari di un trattamento, ai sensi dell’art. 154, comma 1, lett. c), del Codice, devono adottare, nei modi prima indicati, le misure necessarie individuate nel Provvedimento generale stesso per rendere il trattamento conforme alle disposizioni vigenti, con riguardo:

1) all’individuazione dei dati pertinenti e non eccedenti, nell’amministrazione condominiale, alle condizioni individuate al punto 2, e consistenti nei dati personali, compresi i dati sensibili e giudiziari, necessari per l’attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, con particolare riguardo a:

- i dati anagrafici e indirizzi dei partecipanti;

- le quote millesimali attribuite a ciascuno dei condomini e dati personali necessari a commisurarle;

- i dati personali relativi agli inadempimenti dei singoli condomini;

- i dati relativi al numero di utenza telefonica del singolo partecipante;

2) alle modalità di comunicazione dei dati personali dei partecipanti, come indicate nel punto 3 del Provvedimento, con particolare riguardo a:

- la comunicazione dei dati riportati nei prospetti contabili oppure nei verbali assembleari o ammettendo in assemblea soggetti non legittimati a parteciparvi;

- la diffusione di dati personali effettuata mediante l’affissione di avvisi di mora o di solleciti di pagamento in spazi condominiali accessibili al pubblico.

Il trattamento dei dati personali nell’ambito dell’amministrazione di condomini può essere effettuato presso i condomini al fine di perseguire i menzionati legittimi interessi e senza richiedere il consenso degli interessati, ai sensi dell’art. 24, comma 1, lett. g), del Codice, nei termini indicati nel punto 2.2 del Provvedimento generale stesso sempre nei limiti e alle condizioni indicate.

A cura dell’avvocato Ettore Ditta, Genova Consulente ANACI Liguria