Spesso la redazione del verbale delle riunioni assembleari viene sottovalutata, quasi considerata alla stregua di un mero atto burocratico o di ratifica delle decisioni prese. In realtà è un atto complesso e affinché sia pienamente valido e quindi non impugnabile o disconoscibile è necessario che si ponga particolare attenzione a tutte le componenti che lo costituiscono. Affrontiamo in questo interessante articolo proprio questo argomento. L’art. 1136 cod. civile ultimo comma precisa che “delle deliberazioni dell’assemblea si redige processo verbale da trascriversi in un registro tenuto dall’amministratore”. Stando al tenore letterario dell’art. sopra citato, il processo verbale dovrebbe essere trascritto nel registro verbali tenuto dall’amministratore, il che quindi, ci porta a concludere che dovrebbero esistere due distinti documenti: il processo verbale e il registro dei verbali.
Esso viene redatto dal segretario, seguendo le indicazioni del presidente nominato dall’assemblea dei condomini ed è considerabile quale atto privato che ha valore di mezzo di prova, circa le comunicazioni espresse e le decisioni che da esso risultano, fino a che non ne sia dimostrata la sua falsità con una prova contraria , anche testimoniale (tesi che non sembrerebbe condivisa dalla Cassazione con sent. n. 2101 del 8.3.1997).
Ovviamente tenendo conto della funzione probatoria che viene ad esso affidata, ben si comprende che non sarebbe pienamente trasparente limitarsi ad una semplice elencazione delle delibere adottate (perché ciò non permetterebbe di evidenziare altri elementi necessari alla legittimità) e pertanto si potrebbe convenire che il presente documento dovrebbe comporsi di tre distinte parti.
1) Inizialmente si dovrebbe indicare il luogo, la data e l’ora della riunione a cui si dovranno necessariamente andare ad aggiungere i vari ordini del giorni (o.d.g) indicati all’atto della convocazione;
2) Successivamente si dovrà procedere alla nomina del presidente e del segretario e i cui nominativi andranno ad essere verbalizzati e si procederà con l’elencazione dei condomini invitati (tutti quelli aventi diritto), le modalità di convocazione (es. a mano, con racc. a/r n. ) e si procederà infine con l’indicazione dei condomini presenti (anche attraverso delega) e assenti con le rispettive quote millesimali atte a constatare la regolarità costitutiva dell’assemblea e la sua possibilità deliberativa;
3) Infine si dovrà procedere ad un breve riassunto per ogni singolo o.d.g., gli elementi di discussione, le eventuali dichiarazioni dei singoli condomini e l’elencazione dei condomini favorevoli, contrari o astenuti alla votazione con l’indicazione delle loro quote espresse in millesimi e per verificare il rispetto delle maggioranze prescritte dall’art. 1136 c.civile ed in assenza della quale la delibera sarebbe annullabile.
A conclusione dell’assemblea si dovrà procedere alla lettura del verbale a alla successiva dichiarazione di chiusura della seduta indicando l’ora e apponendo la firma; relativamente alla quale si sono sviluppate talune diatribe dottrinarie, poiché se da un lato alcuni autori convenivano sulla necessità della sottoscrizione da parte di tutti i condomini (tesi da me condivisa, almeno nella sottoscrizione da parte dei condomini favorevoli alle singole delibere, ferma restando la sottoscrizione di tutti i presenti in sede di appello), alcuni hanno ritenuto che la sottoscrizione unanime dei condomini presenti (e loro delegati) sarebbe necessaria solo nel caso di innovazioni e di delibere contrattuali, essendo sufficiente solo la firma del presidente, del segretario (sempre e comunque obbligatoria ) e delle eventuali persone indicate nel regolamento di condominio.
tratto da Guerriero Rocco www.condomini-guerriero.com
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